采購(gòu)人員不可錯(cuò)過(guò)的最全面的企業(yè)采購(gòu)流程

　　一、采購(gòu)流程

　　一個(gè)完整的采購(gòu)流程包括收集信息、詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、評(píng)估、索樣、決定、請(qǐng)購(gòu)、訂購(gòu)、協(xié)調(diào)與溝通、催交、進(jìn)貨驗(yàn)收、整理付款。

　　采購(gòu)指的是在一定的條件下，企業(yè)從供應(yīng)市場(chǎng)獲取產(chǎn)品或服務(wù)作為企業(yè)資源，用來(lái)保證企業(yè)生產(chǎn)及經(jīng)營(yíng)活動(dòng)正常開(kāi)展的一項(xiàng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。

　　企業(yè)采購(gòu)流程一般有比選、競(jìng)爭(zhēng)性談判和單一來(lái)源三種形式。

　　1、比選采購(gòu)方式的主要流程：

　　 1)采購(gòu)人發(fā)出采購(gòu)信息(采購(gòu)公告或采購(gòu)邀請(qǐng)書(shū))及采購(gòu)文件;

　　 2)供應(yīng)商按采購(gòu)文件要求編制、遞交應(yīng)答文件;

　　 3)采購(gòu)人對(duì)供應(yīng)商應(yīng)答文件進(jìn)行評(píng)審，并初步確定中選候選供應(yīng)商

　　 4)采購(gòu)人保留與中選候選供應(yīng)商進(jìn)一步談判的權(quán)利;

　　 5)采購(gòu)人確定最終中選供應(yīng)商，并向所有遞交應(yīng)答文件的供應(yīng)商發(fā)出采購(gòu)結(jié)果通知;

　　 6)采購(gòu)人與中選供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。

　　2、競(jìng)爭(zhēng)性談判的主要程序：

　　 1)采購(gòu)人發(fā)出采購(gòu)信息(采購(gòu)公告或采購(gòu)邀請(qǐng)書(shū))及采購(gòu)文件;

　　 2)供應(yīng)商按采購(gòu)文件要求編制、遞交初步應(yīng)答文件;

　　 3)采購(gòu)人根據(jù)初步應(yīng)答文件與所有遞交應(yīng)答文件的供應(yīng)商進(jìn)行一輪或多輪談判，供應(yīng)商根據(jù)采購(gòu)人要求進(jìn)行一輪或多輪應(yīng)答;

　　 4)采購(gòu)根據(jù)供應(yīng)商最后一輪應(yīng)答進(jìn)行評(píng)審，并確定成交供應(yīng)商;

　　 5)采購(gòu)人向所有遞交應(yīng)答文件的供應(yīng)商發(fā)出采購(gòu)結(jié)果通知;

　　 6)采購(gòu)人與成交供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。

　　二、流程內(nèi)容

　　1、詢價(jià)

　　詢價(jià)就是從可能的賣方那里獲得誰(shuí)有資格完成工作的信息，該過(guò)程的專業(yè)術(shù)語(yǔ)叫供方資格確認(rèn)。獲取信息的渠道有：招標(biāo)公告、行業(yè)刊物、互聯(lián)網(wǎng)等媒體、供應(yīng)商目錄、約定專家擬定可能的供應(yīng)商名單等。通過(guò)詢價(jià)獲得供應(yīng)商的投標(biāo)建議書(shū)。

　　2、供方選擇

　　這個(gè)階段根據(jù)既定的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)選擇一個(gè)承包商。評(píng)價(jià)方法有以下幾種：

　　合同談判：雙方澄清見(jiàn)解，達(dá)成協(xié)議。這種方式也叫“議標(biāo)”。

　　加權(quán)方法：把定性數(shù)據(jù)量化，將人的偏見(jiàn)影響降至最低程度。這種方式也叫“綜合評(píng)標(biāo)法”。

　　篩選方法：為一個(gè)或多個(gè)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)確定最低限度履行要求。如最低價(jià)格法。

　　獨(dú)立估算：采購(gòu)組織自己編制“標(biāo)底”，作為與賣方的建議比較的參考點(diǎn)。

　　一般情況下，要求參與競(jìng)爭(zhēng)的承包商不得低于三個(gè)。選定供方后，經(jīng)談判，買賣雙方簽訂合同。

　　3、合同管理

　　合同管理是確保買賣雙方履行合同要求的過(guò)程，一般包括以下幾個(gè)層次的集成和協(xié)調(diào)。

　　 1)授權(quán)承包商在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間進(jìn)行工作。

　　 2)監(jiān)控承包商成本、進(jìn)度計(jì)劃和技術(shù)績(jī)效。

　　 3)檢查和核實(shí)分包商產(chǎn)品的質(zhì)量。

　　 4)變更控制，以保證變更能得到適當(dāng)?shù)呐鷾?zhǔn)，并保證所有應(yīng)該知情的人員獲知變更。

　　 5)根據(jù)合同條款，建立賣方執(zhí)行進(jìn)度和費(fèi)用支付的聯(lián)系。

　　 6)采購(gòu)審計(jì)。

　　 7)正式驗(yàn)收和合同歸檔。

　　三、戰(zhàn)略成本核算流程（推薦閱讀：教你如何解決采購(gòu)部門(mén)工作效率低、內(nèi)耗嚴(yán)重的問(wèn)題）

　　戰(zhàn)略成本核算流程由四個(gè)步驟組成：估計(jì)供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)成本;估計(jì)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的產(chǎn)品或服務(wù)成本;設(shè)定你公司的標(biāo)準(zhǔn)成本并發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品和流程需要改進(jìn)的領(lǐng)域;確定作出這些流程和產(chǎn)品改變并持續(xù)改進(jìn)對(duì)你公司的價(jià)值。

　　使用這四步驟可以幫助回答很多問(wèn)題：企業(yè)是否應(yīng)該擴(kuò)大生產(chǎn)能力?競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的長(zhǎng)處和弱點(diǎn)是什么?什么是能讓你的企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)中先發(fā)制人的戰(zhàn)略?這個(gè)流程會(huì)對(duì)你公司的底線收益和現(xiàn)金流產(chǎn)生什么影響?

　　1、估計(jì)供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)成本。可通過(guò)參觀供應(yīng)商的設(shè)施，觀察并適當(dāng)提問(wèn)獲得許多有用的數(shù)據(jù)。記住，要估計(jì)供應(yīng)商的成本，你必須了解產(chǎn)品的用料，制造該產(chǎn)品的操作人員數(shù)量，以及所有直接用于生產(chǎn)過(guò)程的設(shè)備的總投資額。

　　估算出供應(yīng)商的成本并知道了哪些地方最占成本之后，你就可以規(guī)劃一個(gè)使自己在價(jià)格上獲利的談判。怎么做才能跟供應(yīng)商一起降低比重最大的成本，從而降低本企業(yè)的材料成本，提高底線收益。

　　要爭(zhēng)取雙贏的局面。這就是說(shuō)，要盡量在談判中取得對(duì)雙方都較為有利的結(jié)果。如果你想要與供應(yīng)商建立長(zhǎng)久的合作關(guān)系，在談判中就不能夠把供應(yīng)商逼到賠錢的地步，但也不能讓自己過(guò)多地讓步。

　　2、計(jì)算競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的產(chǎn)品和服務(wù)成本。對(duì)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的估測(cè)能提供必要的信息，使你的公司在市場(chǎng)中采取主動(dòng)。這種先發(fā)制人的姿態(tài)使企業(yè)保持業(yè)界的領(lǐng)先地位，并最終使其保持盈利性，長(zhǎng)久地生存下來(lái)。

　　競(jìng)爭(zhēng)力評(píng)估不僅僅是指瞄準(zhǔn)業(yè)界同行的標(biāo)桿。它指的是對(duì)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的業(yè)務(wù)、投資、成本、現(xiàn)金流作出細(xì)致的研究，并且預(yù)測(cè)它們的長(zhǎng)處和弱點(diǎn)。這些信息可能不容易獲得，但它們能使你作出可靠的商業(yè)決策，保持企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，成為“群雄之首”。

　　專利中包含有豐富的信息。從專利資料中，你通?？梢垣@得兩條主要信息：所用的材料和制造流程。有了來(lái)自專利的信息，加上對(duì)制造流程的了解，你公司的工程人員就能編寫(xiě)流程圖，并對(duì)制造設(shè)備的重置投資作出估計(jì)。

　　細(xì)分市場(chǎng)概述、公司財(cái)務(wù)資料、管理人員簡(jiǎn)介以及企業(yè)歷史也能向你提供有關(guān)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的豐富信息。通過(guò)查閱含有主要銷售數(shù)據(jù)和市場(chǎng)等信息的商務(wù)雜志(尤其是其年刊)，你能對(duì)獲得對(duì)市場(chǎng)有所了解。一旦你確信這些資料，就可以計(jì)算競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手產(chǎn)品和服務(wù)的成本。

　　3、設(shè)定你公司的標(biāo)的成本并發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品和流程中可改進(jìn)的領(lǐng)域。在你著手發(fā)現(xiàn)需要注意的領(lǐng)域，并實(shí)施改善成本面貌前，你須先估計(jì)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的成本，將其與你公司的實(shí)際成本相比較。

　　比如說(shuō)，競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的長(zhǎng)處在于材料、勞務(wù)以及管理成本。在材料方面成本能夠做到每磅70美分，在勞務(wù)方面做到每磅40美分，管理成本方面做到每磅30美分。你公司的最佳策略是制定計(jì)劃來(lái)改善上述領(lǐng)域的狀況。如果你的計(jì)劃難以奏效，或者你不相信企業(yè)能大大降低這些成本，那么最佳策略也許是不在研究和發(fā)展上作任何投資。

　　如果競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的弱點(diǎn)在于水電、維修、折舊、財(cái)產(chǎn)稅和保險(xiǎn)費(fèi)方面，這對(duì)你又意味著什么?這些領(lǐng)域跟總投資直接相關(guān)。競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手肯定擁有比你更高的自動(dòng)化程度或更流水線化的流程。

　　戰(zhàn)略成本核算要求你發(fā)現(xiàn)需要改進(jìn)的領(lǐng)域，分析實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)(投資和時(shí)間)所需付出的努力，并計(jì)算實(shí)現(xiàn)這些改進(jìn)給企業(yè)帶來(lái)的價(jià)值。

　　4、確定作出這些流程和產(chǎn)品改變并持續(xù)改進(jìn)對(duì)公司的價(jià)值。公司考慮作出的任何改變都可從短期和長(zhǎng)期效果兩方面來(lái)看待。要發(fā)現(xiàn)你提議的改變對(duì)財(cái)務(wù)狀況的長(zhǎng)期影響，可以看現(xiàn)金流?，F(xiàn)金流比單單的凈利潤(rùn)更能讓你看到全局。

　　現(xiàn)金對(duì)企業(yè)，就像血液對(duì)人體那樣重要。如果現(xiàn)金流出量大于流入量，企業(yè)就不會(huì)健康，甚至可能死亡。現(xiàn)金“缺血”在小企業(yè)當(dāng)中尤為常見(jiàn)，它們一般沒(méi)有大量的現(xiàn)金儲(chǔ)備。可以運(yùn)用現(xiàn)金流分析來(lái)確定一個(gè)企業(yè)的健康程度，并制定財(cái)務(wù)計(jì)劃。

　　現(xiàn)金流是企業(yè)資金流入量減去流出量后的金額?，F(xiàn)金流入的主要來(lái)源是銷售收入?，F(xiàn)金流出是指企業(yè)運(yùn)營(yíng)、購(gòu)買新的固定設(shè)施或設(shè)備以及支付稅款等一切必要的現(xiàn)金開(kāi)支?，F(xiàn)金開(kāi)支也包括勞務(wù)、水電和維修費(fèi)用。

　　通過(guò)計(jì)算年度實(shí)際或預(yù)測(cè)的現(xiàn)金流入和流出，你就可制訂一個(gè)計(jì)劃以保證你公司的財(cái)務(wù)順利運(yùn)行。而且通過(guò)預(yù)測(cè)本企業(yè)和競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的現(xiàn)金流，你可以了解到戰(zhàn)略規(guī)劃效果在財(cái)務(wù)上的反映。

　　這些規(guī)則適用于當(dāng)今市場(chǎng)上的所有企業(yè)。企業(yè)只有在戰(zhàn)略上走在成本控制的前列，降低成本，了解競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手情況，并在擴(kuò)大乃至縮小規(guī)模方面作出明智的決策，才能贏得持久的繁榮。

　　四、流程優(yōu)化

　　1、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題：此階段由使用部門(mén)提出需求。只有具體的使用者知道他們的需求是什么，而不是決策者。這是工業(yè)品銷售的基層環(huán)節(jié)。

　　2、項(xiàng)目可行性研究：這個(gè)階段使用者已經(jīng)將發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題向上層匯報(bào)，客戶內(nèi)部在醞釀要不要采購(gòu)計(jì)劃、考慮預(yù)算等問(wèn)題。

　　3、項(xiàng)目立項(xiàng)：這一階段一般會(huì)組建有使用部門(mén)、技術(shù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、決策部門(mén)等人員共同組成的項(xiàng)目采購(gòu)小組。

　　4、確定采購(gòu)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)：在這一階段，是客戶關(guān)于采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)制定階段。通常由客戶使用部門(mén)和技術(shù)部門(mén)分析需求，再把需求轉(zhuǎn)化成采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)。

　　5、招標(biāo)：采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)制定好以后，客戶將以標(biāo)書(shū)的形式發(fā)布出來(lái)，準(zhǔn)備投標(biāo)的廠家拿到標(biāo)書(shū)就可以制定方案了。此時(shí)，不管銷售人員如何推薦本產(chǎn)品的優(yōu)點(diǎn)，客戶一般不會(huì)改動(dòng)采購(gòu)方案，除非發(fā)現(xiàn)了致命的缺陷。因?yàn)閷?duì)他們來(lái)說(shuō)，采購(gòu)方案的改動(dòng)是“牽一發(fā)而動(dòng)全身”的，成本很高。

　　6、項(xiàng)目評(píng)標(biāo)：客戶一般會(huì)與兩家以上的銷售廠家進(jìn)行洽談，以便進(jìn)行評(píng)估和比較，得到更好的商業(yè)條件。這個(gè)階段會(huì)確立首選供應(yīng)商。

　　7、合同審核：這一階段客戶會(huì)通過(guò)商務(wù)談判，努力爭(zhēng)取一些附加價(jià)值。產(chǎn)品的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)格、數(shù)量以及付款方式等都是合同審核的內(nèi)容。

　　8、簽訂協(xié)議：本階段是簽訂合同，交付產(chǎn)品，實(shí)施安裝。合同的簽訂并不意味著交易的結(jié)束。真正的銷售這個(gè)時(shí)候才真正開(kāi)始。銷售人員要按合同認(rèn)真履行承諾，準(zhǔn)時(shí)交貨，按進(jìn)度完成。了解客戶內(nèi)部采購(gòu)流程，是工業(yè)品營(yíng)銷說(shuō)對(duì)話、找對(duì)人、做對(duì)事的前提。